01 · Automatización de Procesos

Tus sistemas no se hablan. Los conecta tu gente, a mano. Ese es el problema.

Facturas reescritas en el sistema contable. Reportes rehechos cada lunes por la mañana. Aprobaciones perseguidas por correo. Este trabajo no aparece en ningún organigrama, pero consume nómina real y es de donde salen los errores.

Antes y después

Cuatro procesos, dibujados.

El mismo trabajo dos veces: cómo lo hace hoy la mayoría, y cómo lo simplificamos nosotros.

Facturas de proveedores

Antes
  1. Llega la factura por correo
  2. Alguien la abre y la lee
  3. Se teclea en una hoja de cálculoa mano
  4. Se vuelve a teclear en el ERPa mano, otra vez
  5. Aprobación perseguida por correo
  6. Se archiva en una carpeta compartida
Después
  1. Llega la factura por correo
  2. Se lee y se registra en el ERPde noche
  3. Una aprobación, una persona

Seis pasos se convierten en tres, y los dos que se tecleaban a mano son justo los que desaparecen.

El reporte del lunes

Antes
  1. Exportar del ERP
  2. Exportar del CRM
  3. Pegar ambos en Excel
  4. Arreglar los formatoscada semana
  5. Rehacer los gráficos
  6. Enviarlo por correo
Después
  1. Se actualiza de noche
  2. Todos abren el mismo enlacesiempre al día

Nadie lo construye. El reporte está ahí el lunes por la mañana, y es el mismo para todos.

Entra un cliente nuevo

Antes
  1. Se marca la oportunidad como ganada
  2. Alguien se acuerda de avisar a operacioneso no se acuerda
  3. Carpeta creada a mano
  4. Correo de bienvenida escrito desde cero
  5. Tareas asignadas una a una
Después
  1. Se marca la oportunidad como ganada
  2. Carpeta, correo de bienvenida y tareas creadosen el mismo minuto

Nada depende de acordarse. El disparador es la propia oportunidad.

Perseguir cobros vencidos

Antes
  1. Alguien abre la cartera
  2. Filtra lo vencido
  3. Escribe cada recordatorio
  4. Anota quién respondió
  5. Se olvida de dar seguimientopor aquí se va el dinero
Después
  1. Lo vencido se detecta a diario
  2. Recordatorios enviados según calendario
  3. Solo los casos difíciles llegan a ti

El seguimiento pasa igual, tenga alguien ganas o no.

Cada proceso es distinto.

Diseñamos la automatización a la medida de cómo opera tu empresa de verdad, no sobre una plantilla. Estos cuatro son los patrones que más nos encontramos; el tuyo se parecerá al tuyo.

Dinos qué proceso te está costando más
Automatización financiera

Finanzas es donde la automatización se paga primero.

Asientos contables, conciliaciones, facturación, nómina y cierre mensual se repiten cada mes, siguen reglas y fallan cuando se hacen a mano. Los automatizamos con Excel, Power Automate, macros, SQL e IA. Estos son resultados medidos antes y después en procesos financieros que nuestro equipo ha automatizado; las empresas no se nombran.

90%
Menos tiempo para generar las facturas

Una empresa de software en EE.UU. pasó de varias semanas a menos de 48 horas, y desaparecieron los errores recurrentes que causaban reclamos de clientes.

$600K+
En ingresos no registrados, recuperados

Un vendedor en línea: ventas, devoluciones y comisiones que pasan del marketplace a asientos automáticos mostraron lo que faltaba en los libros.

2 díasLa contabilidad del mes, antes tres semanas
−95%Errores de nómina, de unos 50 al mes a uno o dos
4×Empleados en nómina, con el mismo equipo administrativo
<1 díaCiclo de reportes, antes cinco días
17 hAhorradas por entidad cada mes, en 50 subsidiarias
40 hAl mes recuperadas en la facturación inmobiliaria

Qué automatizamos en finanzas

Asientos contablesConciliaciones bancariasConciliaciones de cuentasFacturaciónNóminaCierre de mesOperaciones entre compañíasEstados financierosPaquetes de reportes

Y cuando el mismo proceso tiene que correr en varias entidades o países, lo construimos como un marco: un solo modelo, configurado por empresa, que crece sin tener que rehacerse.

Cifras medidas antes y después sobre procesos reales. Las empresas no se nombran y cada resultado depende del proceso.

¿Te suena familiar?

Los diez procesos por los que más nos preguntan.

Estas son las situaciones que aparecen una y otra vez. Si reconoces dos o tres, es casi seguro que hay una semana del mes de alguien escondida en tu operación. Lo que construimos para cada una sale de mirar cómo opera tu empresa, así que nunca es lo mismo dos veces.

01

Nómina armada a mano cada ciclo

Las horas salen de un sistema, los bonos y descuentos de una hoja de cálculo, y todo se vuelve a teclear en la plataforma de nómina. Un número transpuesto y alguien cobra mal.

02

Facturas hechas y enviadas una por una

Alguien abre la factura del mes pasado, cambia las cifras, exporta un PDF, escribe el correo, adjunta y envía. Multiplícalo por cada cliente, cada mes.

03

El reporte del lunes rehecho desde cero

Exportar, pegar, volver a aplicar el formato, arreglar las fórmulas que se rompieron, enviar. Cada semana, las mismas cuatro horas.

04

Datos reescritos entre contabilidad y hojas de cálculo

QuickBooks dice una cosa, la hoja de operaciones dice otra, y alguien las cuadra a ojo a fin de mes.

05

Aprobaciones perseguidas por WhatsApp y correo

Nadie sabe en qué escritorio está. La trazabilidad es un hilo de chat. La solicitud que importaba quedó enterrada.

06

Cotizaciones y propuestas armadas por copiar y pegar

Los precios viven en la cabeza de una persona y en un archivo viejo. Dos cotizaciones del mismo trabajo salen distintas.

07

Partes de horas recolectados, perseguidos y consolidados

Formatos distintos de personas distintas, un día persiguiendo a los rezagados, y luego totales a mano antes de facturar.

08

Inventario viviendo en hojas desconectadas

El conteo en el almacén, el del archivo y el del sistema son tres números diferentes.

09

Documentos de alta de clientes perseguidos uno a uno

Una lista en la libreta de alguien, correos de seguimiento escritos a mano, y ninguna visión clara de a quién le falta qué.

10

El tablero de indicadores que alguien actualiza a mano

Es exacto el día que se arma y está obsoleto el miércoles, así que la gente deja de confiar en él y vuelve a preguntar por ahí.

Esto describe el tipo de trabajo que asumimos, no encargos concretos de clientes. Cuando se menciona un proyecto con cifras, esas cifras están medidas: por eso establecemos la línea base antes de construir.

Cómo funciona el proyecto

Medir primero. Siempre.

Descubrir

Nos sentamos con quienes hacen el trabajo y cronometramos el proceso real, no el documentado.

Mapear

Cada paso, decisión y sistema, con las horas y el costo asociados a cada uno.

Construir

La automatización, probada con casos reales antes de tocar producción.

Medir

Horas y tasa de error, antes contra después, por escrito.

Con qué lo construimos

Power AutomatePower BIExcel y VBAGoogle Apps ScriptMaken8nQuickBooksSQLagentes de IA

Trabajamos dentro de las herramientas que ya pagas siempre que sea posible. Una licencia nueva es un costo, y el objetivo de este ejercicio es justamente eliminar costos.

Cuestionario

Cuéntanos cómo es el proceso.

Seis preguntas sobre con qué frecuencia ocurre, cuánto tiempo lleva y dónde vive. Con eso podemos decirte si vale la pena automatizarlo antes de que nadie cotice nada.

El asistente necesita JavaScript. Si no puedes activarlo, escríbenos y lo vemos contigo directamente.

Preguntas frecuentes

Lo que preguntan antes de empezar.

¿Tenemos que reemplazar nuestros sistemas actuales?
Casi nunca. La mayor parte de lo que construimos conecta los sistemas que ya usas. Reemplazar software es una decisión aparte, y no es una que la automatización te obligue a tomar primero.
¿Qué pasa con las personas que hoy hacen este trabajo?
En nuestra experiencia pasan a trabajo que requiere criterio. La automatización elimina la parte de un puesto que puede hacer una regla; rara vez elimina el puesto. Te lo diremos con franqueza si creemos que un proceso es la excepción.
¿Están seguros nuestros datos?
Las automatizaciones corren dentro de tu propio entorno y bajo tus propias cuentas y permisos siempre que sea posible. No movemos tus datos a un lugar que controlemos nosotros para procesarlos.
¿Cómo sabemos que funcionó?
Porque cronometramos el proceso antes de cambiarlo. Sin una línea base no hay forma honesta de afirmar un ahorro, así que medir primero es parte del proyecto, no un extra.
¿Por dónde empezamos?
Por un proceso. Elige el que más moleste a tu equipo y lo medimos. Esa es la auditoría de automatización gratuita, y funciona por sí sola aunque no sigas adelante.

Elige el proceso que más moleste a tu equipo.

Lo medimos y volvemos con lo que te cuesta hoy y lo que costaría automatizarlo. Sin compromiso, y el análisis es tuyo en cualquier caso.

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